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如何掌控自己的时间和生活-第5部分

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　　除了每天的时间规划之外，我还建议你利用每个星期五下午的时间来对本周的活动进行回顾，并大致规划好下个星期的活动。然后你可以利用星期一早晨的时间来修改自己的计划，并立即开始进行本周的A级活动。
　　

如何为A级活动挤出时间
我所强调的最主要的规划方式之一就是：日程安排。但这里的日程安排并不是简单地为那些你必须完成的活动排定时间：比如说什么时候参加会议，什么时候赴约，什么时候完成某项工作等等。我在本书当中强调的日程安排是为了给那些真正重要的活动排出时间。
　　在制定一周日程安排的时候，一定要注意为你的A级活动安排出足够的时间。每个星期都要为自己安排出固定的时间段（比如说星期二和星期四的上午）来完成那些大型的项目。即便当天有很多琐碎的事情需要处理，你还是要尽量保证自己会有足够的时间来处理A级活动。
　　要想找出更多的时间来处理A级活动，你可以每天列出一个固定的时间段，在这段时间里，坚决不要理会那些C级活动。这个时间段不一定要很长，比如说，刚开始的时候，你可以每天为自己抽出15分钟的时间专门处理A级活动。等慢慢适应了“要事第一”的时间安排之后，你就可以逐渐延长A级活动时间段。
　　你可以横向来安排A级活动的时间，比如说从星期一到星期五每天上午9点半到10点半的这段时间。或者你也可以纵向安排A级活动时间，比如说你可以把时间安排在每个星期三下午两点到四点。
　　我认识这样一位先生，他的妻子喜欢参加各种各样的社交活动，可他却非常希望自己每个星期能够有一段时间跟妻子单独在一起。为了做到这一点，他打开妻子的日历，在每个星期二的晚上注明“有安排”。通过这种方式，他成功地为自己的A级活动（跟妻子单独在一起）找到了时间。
　　我曾经读到一些关于时间管理的文章，作者建议说管理时间的最有效的方式就是：把每个小时的活动都记录下来。我坚决不同意这种做法。我相信，它不仅会浪费很多时间，而且会给记录者带来巨大的负担和精神压力。想像一下，如果你正打算改变自己的饮食习惯，你会怎么做？直觉告诉你，你应该少吃一些油炸食品，多吃一些蛋白质和新鲜蔬菜，以此保持饮食平衡。可你会为了改变饮食习惯而详细记下自己每一顿饭都吃了些什么吗？显然不会。相比之下，你可能会留意自己每个月吃了多少油炸食品和蔬菜，这样可以帮助你慢慢开始少吃油炸食品，多吃新鲜蔬菜。通过这种方式，你很快就可以培养良好的饮食习惯，而且也不用再每天详细地记录自己的饮食细节了。时间管理也是如此。在改变自己的时间管理方式之前，我建议你首先有选择性地留意自己分配时间的方式，并记录下那些占用大量时间（但你却感觉毫无意义）的活动。
　　根据我的经验，那些什么事都记录下来的人很容易中途放弃——因为他们感觉那样做太麻烦了。所以我相信，千万不要为了记录而记录，那样做毫无意义，一定要有选择性地记录自己的时间分配方式，从而最终改变你的时间管理习惯。
　　

改变你的时间管理方式
正像许多人可以改变自己的饮食习惯一样，你也可以成功地改变自己的时间管理方式。如果你感觉自己在工作上投入了太多时间，却没有足够的时间用来跟家人和朋友在一起的话，我建议你现在就养成按时下班的习惯——即便其他人仍在加班——而且你可以开始安排更多的周末时间跟家人在一起。
　　你觉得自己在高尔夫上花了太多时间，结果却没有足够的时间参加政治活动吗？没关系，你可以从现在开始减少打高尔夫的时间。你觉得自己在家务上花了太多时间，结果却没有足够的时间去做那些更有创造性的事情吗？那我建议你就先让家具上的灰尘在那里停留一两天吧。
　　很少有人会喜欢去记录自己的一举一动，但你却可以尝试着规划好自己的时间，因为通过详细地规划自己的时间，你可以为自己找到更多的空闲。记住：你总是可以找到时间来做那些对自己重要的事情。即便是这个世界上最忙的人都能为自己挤出时间。并不是说他们比平常人有更多的时间，而是因为他们总是能够通过认真地规划来为自己“制造”出更多时间。
　　坚持培养规划的习惯。每天在同样的时间里做同样的事情可以使你更加有效率——因为你不用花时间来做决定。习惯的力量是巨大的，实践证明，人们在做那些习惯性的事情——比如说打电话、订餐、读报纸、上课或者是参加会议的时候——他们的效率总是很高。
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你有两种类型的黄金时间
要想进行好时间规划，你还需要了解一下什么是黄金时间。我们每个人都有两种黄金时间，一种是内部黄金时间，在这段时间里，我们的精神状态达到最高潮，工作起来自然也就最有效率，不同人的内部黄金时间是不一样的，有的人上午精神状态最好，而有的人则会在下午或者是晚上达到最佳精神状态。而外部黄金时间则是指跟其他人——比如说你的同事、朋友或者是家人——打交道的最佳时间。
　　内部黄金时间是一个人精神最为集中的时候。据我所知，有些人在早晨7点钟以后就再也无法集中精神，而有的人则在晚上10点到午夜这段时间里最有创造性。想想看，你在一天当中的哪两个小时思维最为清晰？是从上午10点到中午12点吗？从下午4点到6点？……你所挑选出来的两个小时或许是你的黄金时间，但为了验证这一点，我建议你在接下来的两个星期里自己观察一下，看看你在这两个小时里精神是否最为集中。
　　在确定完自己的内部黄金时间之后，我建议你把这段时间用来处理自己最为重要的工作。
　　对于大多数商务人士来说，刚刚来到办公室的最初几个小时无疑是最佳内部黄金时间。可另一方面，很多人却把这段时间用来处理一些毫不重要的工作，比如说读报纸、回电话，处理昨天没完成的工作，或者干脆跟同事或下属闲聊……为什么不把这些活动留到下午精神状态不好的时候呢？
　　一位家庭主妇曾经告诉我，她的内部黄金时间是在丈夫和孩子刚刚离开的那段时间里，每次一到这个时候，她总是感到特别兴奋，好像浑身有使不完的劲。于是她就开始在屋子里忙个不停，整理床、洗盘子、洗衣服、整理玩具……她会这样一直忙到上午11点。然后在从11点到下午2点半的这段时间里，她的整个精神状态陷入低潮，几乎什么都不想做，这种状态会一直持续到下午2点半，而这时她又不得不去学校接孩子们放学了。在她看来，如果自己能够尽快完成所有的家务，她就可以抽出更多的时间来做蜡烛：她不仅喜欢这项活动，而且还可以为自己的家庭带来更多的收入。可问题是，每次完成家务之后，她总是会觉得自己陷入了一种极度疲劳状态，什么都不想再做了。而且到了11点她已经把房间打扫得干干净净，因此也不愿意再拿出制作蜡烛的工具，把房间里又弄得乱七八糟了。结果是：她总是发现自己没有足够的时间来做自己想做的事情。作为一名旁观者，我立即看出了她正在犯一项基本的规划错误。于是我建议她把做蜡烛和做家务的时间颠倒一下，这样她就可以把自己的内部黄金时间用来制作蜡烛了。
　　我认识的一位化学分析师也犯了类似的错误。他总是在每天下午浏览专业期刊，并处理程序性的行政管理工作。考虑到这位分析人员的内部黄金时间是在下午，所以他的这种做法显然也是错误的。于是我建议他把这些工作挪到上午进行，这样他就可以利用自己下午比较兴奋的时候来做那些更有创造性的工作了。
　　而所谓外部黄金时间，就是指外部资源（通常是人）最为齐备，最能帮助你做出决定、回答你的问题、或者为你提供信息的时候。你可以在老板即将离开办公室去外地度假的时候抓紧时间去向他请示，那时就是你的外部黄金时间。一般来讲，推销人员的外部黄金时间是在早上9点到下午5点之间的这段时间，因为在这段时间里，他们的客户大都在办公室，所以他们会比较容易直接联系到客户。所以大多数有经验的推销员都会选择把一些程序性的工作安排在这段时间之外。
　　在处理问题的时候，一定要事先确保你能够见到那些你必须见到的人，这点是非常重要的。家庭主妇在看医生、牙医，或者是做头发之前必须提前预约。在逛街之前，她们必须事先知道自己喜欢光顾的商店的营业时间。她们还应当跟其他的妈妈们保持沟通，以便更好地安排搭车送孩子上学的事情。
　　执行官希望能够很方便地找到那些自己需要联络的人。所以他们也必须事先了解自己的同事会在什么时候有时间提供帮助棗并学会利用好这段时间。
　　大多数人都不太擅长站在别人的角度考虑问题，所以他们也很难考虑到别人的日程安排。事实上，这样做有很多好处。我就认识一位这样的执行官，他经常趁午饭时间去老板的办公室里请示工作，因为他知道老板在午饭时间很少会出去。他们可以在办公室里一边吃三明治，一边谈工作，而且由于这时候很少会有其他人来找自己的上司，所以他们的谈话也很少会被打断。
　　找上司谈话的另外一个黄金时间通常是对方刚刚来到办公室的时候，因为他们这时很可能还在摘帽子、脱外套，还没有沉浸到自己的工作当中。
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不要把日程排得太满
每个人都会遇到一些意外的情况，所以在安排日程的时候，一定要给自己留出足够的弹性。如果你事先把所有的时间段都安排得满满的，那你很可能无法完成预期的任务，结果在下班回家的时候就会感觉很沮丧、焦虑，甚至是紧张。
　　意外发生的事情也会占用你的时间。想想看，你要接电话、查邮件、接待客人……这些日常活动都会占用你的时间。经验告诉我们，虽然你不可能预料到自己每天都会遇到什么事情，但在大多数情况下，你每天都会遇到一些意外的事情来打断你的原定计划。所以你需要一些空闲时间来处理那些不期而遇的问题，或者是去把握任何新出现的机遇。
　　因此，我建议你每天都至少要为自己安排一个小时的空闲时间。比如说如果你今天要接待一位客人的话，我建议你在接待完客人之后给自己留出一段空白时间，或者你也可以为自己安排出足够的时间检查邮件及完成一些书面工作。尽量把那些必须完成的工作提前完成，这样在被打断的时候，你就不会过于焦虑或者烦躁了。
　　如果在设定日程安排的时候过于僵硬，你就会感觉自己好像在被时间牵着鼻子走，觉得自己的整个生活都在被时钟控制，变得毫无生趣。相比之下，如果能够在安排日程的时候为自己留出一些自由时间，你就会感觉自己对生活有了更多的控制，每天的工作和生活也就会感觉更加顺畅。
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